RPAツール乗り換えの5つのサインと成功へのステップ

RPA運用、行き詰まっていませんか？
RPAは、企業の業務効率化を推進する強力なツールとして幅広く導入されています。

しかし、多くの企業が、実際に運用を進める中で様々な課題に直面しています。
特に、導入してしばらく経過した企業ほど、「もっと効率化を図りたいのに、今のツールでは限界を感じる」といった悩みを抱える傾向が見られます。

そんな時、今のRPAツールに固執するのではなく、乗り換えという選択肢がありますよ。

RPA乗り換えが必要な5つのサイン

RPAツールの見直しと乗り換えは、業務の効率化とコスト管理において非常に重要なステップです。
RPA運用中に直面する主な課題について、いくつか挙げてみました。
以下の項目が当てはまったらツールの乗り換えをおすすめします。

1.シナリオの構築に時間がかかる

業務フローのシナリオ作成が複雑で、システムの設定や構築に過度な時間がかかっていませんか？
そのような場合は、ツールが業務のニーズに適していない可能性があります。

シナリオの作成が煩雑で手間がかかりすぎると、業務効率が低下し、運用に負担がかかるため、より直感的なインターフェースや、業務内容に特化した機能を提供するツールに切り替えることで、シナリオの構築を効率化し、業務のスピードと精度を向上させることができます。

2.運用コストが予想以上に高い

RPAは費用対効果が出てナンボ。

・ライセンス費
・メンテナンス費
・ロボット作成やメンテナンスにかかる人件費

これらのコストが当初の予算や見積もりを大幅に上回っている場合、RPAの費用対効果が低下し、コストの無駄遣いとなる可能性があります。

3.メンテナンスとアップデートの負担

RPAは定期的なメンテナンスやアップデートが必要です。

特に、システムの更新に伴う再設定や、新たな業務に対応するためのロボット改良には、運用チームのリソースと予算が必要となります。

他の業務をしなければいけないのに、RPA業務ばかりになっていませんか？

4.他のシステムとの連携が難しい

手作業での修正が頻繁に発生する場合、システム間の統合性が不足していることがあります。

RPAが社内の他の業務システムとスムーズに連携できいない場合は、業務の効率化が損なわれますので、ツールの見極めが必要です。

5.従業員からの抵抗が強い

現在のRPAツールが使いにくい、または操作が難解であると従業員が抵抗を示している場合も乗り換えのサインです。

従業員がツールの使用にストレスを感じている場合、業務効率化が阻害されることになります。

具体的なRPAツール乗り換えのステップ

導入時や運用中に、十分な技術サポートが受けられないと感じる場合も、乗り換えの検討材料です。

サポートが不十分だと、問題解決やトラブルシューティングに時間がかかり、業務の妨げになります。

現行RPAツールの課題を洗い出す

現在のツールで直面している具体的な問題を明確にすることが最初のステップです。
例えば、シナリオの作成が複雑すぎる、運用コストが高すぎる、他の業務システムとの連携が難しいなどの問題点を具体的にリストアップして、どのような改善が必要かを明確にします。

例）
・シナリオの構築に時間がかかる
→作成画面が複雑すぎてムズカシイ
→ツールの精度が低くて対象業務に合わない
→作ろうと思っているロボットの難易度が高い

・運用コストが予想以上に高い
→ツール費（ライセンス費）が高すぎる
→予想外の追加コストが発生している
→自動化がかえって手間を増やしてしまい、人件費がかかっている

・メンテナンスとアップデートの負担
→エクセルなど連携しているツールの仕様変更が度々発生する
→エラーが発生して業務全体に支障をきたすことが多い。

・他のシステムとの連携が難しい
→ 社内で使用しているERPシステムやCRMとのデータ連携がスムーズにいかない
→ APIが対応していないため、連携作業を手動で行う必要がある

・従業員からの抵抗が強い
→ RPA導入によって業務プロセスが変わり、従業員が新しいフローに適応できない
→従業員がRPAをうまく使いこなせず、結局手作業に戻ってしまう

・サポートが不足している
→ ツールに関する日本語のドキュメントが不十分で、社内でのトラブルシューティングが難しい
→ サポートが限られており、カスタマイズや追加機能の対応が後回しにされてしまう

適切なRPAツール選定

新しいRPAツールに期待する要件をリスト化し、選定時の指針とします。
ツールについては以下のブログで詳しく解説していますので、ご覧ください。

乗り換え後の計画を立てる

移行期間中の業務停止を最小限に抑えるためのスケジュール調整などを含めた具体的な計画を立てましょう。

RPAツールの乗り換えに伴い、一時的なシステム停止が必要になることがあります。業務に大きな影響を与えないように、移行計画を事前にしっかりと立て、スケジュール調整をしましょう。

新ツールのテスト

新しいRPAツールへの乗り換えをスムーズに行うために、事前にテスト環境を整え、以下のポイントを確認します。

・システム互換性の確認
新しいRPAツールが既存のシステムや他のツール（ERPシステムやCRMツールなど）としっかり連携できるか確認します。

・運用負荷の検証
テストを通じて、新ツールが業務処理の負荷を適切に処理できるか確認します。特に大量データ処理や複雑なシナリオの動作が安定しているかが重要です。

・パイロットテスト
優先する業務プロセスに対して、小規模なパイロットテストを実施し、実際の稼働における問題点を見つけます。問題が発生した場合は、この時点で解決策を検討しておきます。

優先的に移行すべき業務プロセスの特定

現在の業務プロセスをリストアップして、どのプロセスが最も重要なのか？
乗り換え後にすぐに安定稼働が求められるか？を特定します。
特に次の要素を考慮しましょう。

ダウンタイムを最小限に抑えるために、移行は段階的に行い、影響を受ける業務をできる限り限定することをおすすめします。

ロボットの再作成

新しいツールに移行する際、既存のロボットがそのまま使えないケースも多々あります。

そのため、現行のシステムの複雑なプロセスやカスタムスクリプトをイチから見直し、新しいツールに合わせてゼロから再構築するという大変な作業が発生します。

新しいツールの機能に適応するために、そのツールの特徴や機能を深く理解し、既存の業務プロセスにどのように組み込むかを設計するなど、効果的に活用するために考えながら作成していく必要があります。

RPAは3年経ったら見直しをしましょう

いかがでしたでしょうか？
今回はRPAの乗り換えについてご紹介しました。

前述した5つのサインが出ていなかったとしても、3年経ったら一度見直すことをおすすめします。
なぜなら、3年も経つと、業務フローが結構変わっているからです。
業務の変化や技術の進化に伴い、現行のRPAツールやシステムが最適でなくなることがあります。

見直しをせずに運用を続けていると、いつの間にか、期待するROI（投資対効果）を得られなくなっていたという可能性もあります。

御社のRPAロボットは、今でも最大の効果を発揮していますか？
このブログがより効率的な業務運用の実現に向けた参考となれば嬉しく思います。

乗り換えとセットで考えたいRPA作成代行

メンテナンスとアップデート対応、他のシステムとの連携、ロボットの作り直し…。
RPAでの自動化がかえって手間を増やしてしまい、人件費がかかっているなんてお悩みはありませんか？

ハカドリRPAは、RPAの乗り換えサポートと作成代行をセットでご提案。
RPA技術担当が伴走サポートをしますので、どのようなツールに乗り換えるべきか、自動化できる業務は何かを一緒に考えます。

作成代行とメンテナンスも行いますので、技術的なトラブルを未然に防ぎ、社内のストレスも軽減。
運用担当者の負担を軽減し、他の業務に集中できる環境を整えます！

RPAのお悩みは、ぜひ、ご相談ください。