課題

建設業務に欠かせない期限厳守の膨大な登録申請作業

お話を伺った方

株式会社玉善
建設本部 事務課 課長

臼井 礼美 様

御社の事業について簡単にご紹介ください。

弊社は、愛知県を中心に地域に密着した一戸建分譲住宅の企画・建築・販売業務を手がけており、「人・街・未来」をキーワードに心の通う住まいづくり、資産価値が持続する住まいづくりを行っています。お陰様で2021年・2022年と2年連続で「オリコン顧客満足度調査 建売住宅 ビルダー東海 第1位」を受賞しました。

その中でどのような業務を担当されているのですか。

私は建設本部の事務課に所属しています。建設本部は宅地の開発、設計、工務、リフォーム、メンテナンスなど、住宅を建築するほとんどの業務を担っていて、事務課はそのサポートを行っています。
具体的には、一つの建物を竣工するまでには多くの工程があり、その度に許可を取得しなければならず、公官庁や指定機関へのたくさんの申請業務があります。それ以外にも産業廃棄物や品質検査などもあり、全て法令で定められた期日までに完了しなければなりません。弊社は愛知県だけで年間約500棟の分譲住宅を提供しているので、その作業量は膨大です。また同じ作業の繰り返しが多いため仕事の中心が単純作業になり、かつそれらを期日内に行わなければいけないというプレッシャーもありました。
人を増やせば解決する問題かもしれませんが、簡単には人も採用できませんし、育てるのも大変です。また女性が多い部署で、それぞれのライフステージによる事情も考慮しなければいけないので、どうしたら効率的に作業できるか常々悩んでいました。

選択

RPA初心者に優しいサンプルロボットの提案が決め手

RPAを導入しようと思ったきっかけがあれば教えてください。

たまたま会社で購読している雑誌でRPAのことを知り、同じ時期に業務提携している企業さんが保険業務の受付にRPAを導入しているという話を聞いたのです。さらにそのタイミングで、上司である建設本部の取締役からRPAが事務課の業務に使えるのではとアドバイスがあり、私が導入検討のプロジェクトリーダーに指名されました。私もこの問題をどうにかしなければと思ってはいたものの、具体的な方法はイメージできていなかったのですが、上司からRPAの話があった時にこれは問題解決に繋がるかもと思いましたし、すごく興味を持ちました。
最初はまず情報を収集するところから始めました。社内にはこの分野に精通している人がいなかったので、導入している提携企業の方にお話を聞いたり、その方が参考にされた書籍を送っていただいたり、使われている販売店をご紹介いただいて説明を聞いたりもしました。
そのような時に、まさにタイミング良くタクトシステムさんからご連絡をいただいたのです。

複数の会社からお話を聞いた上で、タクトシステムを選んでいただいたポイントは何だったのでしょうか。

他社さんからもお話は聞きましたが、機能の概要説明や料金形態、お試し期間が一カ月ありますというようなインフォメーションだけでした。でも実際にRPAを動かしたことも見たこともない私には、説明を聞いただけではものすごくハードルが高くて、お試し期間があってもどう試したらいいのかわからず、正直二の足を踏んでいる状態でした。
でもタクトシステムさんは、無料で業務ヒアリングをしてサンプルロボットを作ってくださるということで、それがとても大きかったです。正直、すごく気前がいいと思いました（笑）。またヒアリングでは私の悶々としていた部分を色々とアドバイスいただき、最初のステップとして非常にありがたかったです。

実行

きめ細かなコミュニケーションで全面的にサポート

プロジェクトをどのような形で進められましたか。

最初に弊社の基幹システムに関わるロボットをサンプルで作っていただき、その効果を踏まえて予算を取るための社内プレゼンを行いました。プレゼン資料も私が業務の洗い出しを行い、それに対する概算金額や時間の情報をタクトシステムさんに提供いただいて作りました。プレゼンが通って本格的に導入を開始したのが2021年11月で、今はサンプルを含めて6個のロボットが稼働しています。
たぶん最初のサンプルロボットの件だけでも、50通ぐらいのメールのやりとりをしたのではないでしょうか。何回も初歩的な質問をして教えていただくうちに、繰り返し作業や画面の中で色々見に行くものに効果が高いのかなとか、自分でも段々と感覚をつかんでいくことができました。

例えばどんなロボットを作ったのか、代表的なものを教えてください。

6個のロボットの中でも、特に活躍しているのが産業廃棄物を管理する電子マニフェストシステムの申請入力ロボットです。弊社では毎日どこかの建設現場で産業廃棄物が排出され、法令で義務づけられている期日中に適切に処理を進めなければいけません。登録する内容はエクセルファイルで管理し、回収・運搬作業をお願いしている会社から情報をいただくのですが、いただいたエクセルファイルをロボットが読み込めないことがありました。表面上はエクセルなのですが何かが違うのですね。その時もすぐにご対応いただき、エクセルが開けるかを判定する簡単なロボットを作っていただきました。今は何かあると、タクトシステムさんにメールをするのが普通になってしまっています（笑）。
弊社はRPAの初期導入ということで、本当に色々サポートしていただいています。今回のプロジェクトについては、私自身プロジェクトリーダーをやったことがなく不安もありましたが、タクトシステムさんが一緒に考えてくださったことで不安が軽くなり、プレゼンにも自信をもって臨むことができました。

展望

ロボットと人の棲み分けで業務効率と質の向上を図る

RPAの導入効果はいかがですか。

ロボット第1号を使った時、まずシンプルに感動しました。間違えないし早い。人がやるとやっぱり間違いはありますし、一つひとつの作業は単純なのに飛ばすことはできないので時間もかかります。それが、もう終わったの？という感じでした。
例えば産業廃棄物の申請入力ロボットだと、人が行う場合、１週間のうち5時間ぐらいかかっていた業務が約20分になりました。社内プレゼンテーションで代表取締役から、最初の段階は全てを自動化するのではなく最後は自分の目で確認するように言われていましたので、ロボットには入力作業をしてもらい、私たちは内容が合っているかチェックをした上で最後の本登録のボタンを押しています。つまり20分はほぼ確認作業だけで、人がやるべき作業のみにしたということです。

RPAの導入によって、効率化だけではなく業務内容にも変化があったということですね。

今はロボットに任せる業務と人がやるべき業務という観点で業務フローを見直していて、少しずつ事務の枠にとらわれない業務を増やしていければと思っています。チームメンバーも興味を持ってくれているので、これにより皆の意識改革も進めばうれしいです。RPAは柔軟な働き方を実現するのに有効なツールの一つなのではと思っています。私はRPAとの出会いで、もしかしたら明るい未来が拓けるのではと考え始めましたから（笑）。
また今後は、RPAでの業務効率化の社内認知を進めていきたいです。他部署への展開はまず認知してもらうことが大事だと思うので、それで興味をもった部署の方がいれば、私も一緒に効果の得られそうな内容を検討していければと思っています。

本日はありがとうございました。