課題

興味をひかれた“自動化”というキーワード

お話を伺った方

（上）
事業部 次長 兼 Web統括
上席検査員

松本　亨 様

（下）
総務部 次長 兼
総務・経理課 課長

七澤　克宏 様

RPAを導入しようと思われたきっかけをお聞かせください。

松本様
お客様からRPAという言葉を聞いたのがきっかけです。自分の会社がRPAでデータを処理しているので、弊社から提供しているデータもその形に合わせられないかというお話でした。恥ずかしながら、私はRPAという言葉をその時初めて聞いたので、内容についても知らなかったのです。調べてみたら「自動化」というキーワードが目に入りました。RPAの話をされたお客様の会社は同じ建築関係だったので、これは弊社の業務でも使えるのではと思いました。

具体的にはどのような業務をイメージされたのでしょうか。

松本様
建築物を建てる際には、必ず「建築確認検査」を行うことが法律で定められています。弊社は、国の指定を受けた民間の建築確認検査機関として、年間約4万棟の確認検査の申請を受け付けており、それに対して確認済証・検査済証を交付するのが主な仕事です。
申請については、電子申請システムの導入でインターネットでの作業も可能になったのですが、確認済証・検査済証だけは未だに紙に印刷してお客様に渡さなければいけません。それがとにかくものすごい量なのです。一つひとつの仕事のすべてに印刷が絡んでくるため、印刷が終わらないと次の仕事に移れません。その印刷待ち時間に社員が長年ストレスを抱えていたため、印刷を自動化することで解消できないかと考えました。

七澤様
私は5年ぐらい前に、派遣会社さんによるRPAの説明を一度聞いたことがありました。その時は、人事や経理の請求書業務などでいずれ使えるかもとは思いましたが、そこまで業務量が多くなかったので導入には至りませんでしたね。

選択

最も作業量の多い印刷業務にRPAを導入

タクトシステムのことは、どのような経緯でお知りになったのでしょうか。

松本様
弊社のシステムを担当していただいている会社の方に、「RPAというものがあるようなので、調べてもらえないか」とお願いしたら、候補となる会社のリストを持ってきてくれました。その中にタクトシステムさんの名前があったのです。
リストにあった数社から説明を聞いた結果、タクトシステムさんを選びました。タクトシステムさんはシステム会社のお薦めということもありましたが、素人の私たちにもサービス内容や料金体系がわかりやすかったのがポイントです。私はRPAでやりたいことがはっきりしていたので、他社のオプション機能やそれに伴う料金などの複雑な設定に必要性が感じられなかったのです。

RPAの導入は社内的にスムーズに進みましたか。

松本様
弊社の重要顧客がRPAを導入していたので、私としては話を通しやすかったです。仕事をする上で、お客様と同じ土台に上がる必要があるという説得材料があったので。

どのような部署で導入されたのでしょうか。

松本様
弊社には柏、大宮、新宿、横浜の4つの本部、そのほかにWebセンターと性能評価センターがあり、大きく分けて6つの部署があります。性能評価センターを除く5部署については、基本的に同じ業務を行っているのですが、1カ月で一人当たり20万枚印刷する社員もいるぐらい、本当に印刷業務が大きな割合を占めています。その中でもWebセンターの印刷量が多いため、まずはWebセンターにRPAを導入しました。
基幹システムにアクセスし、１件ずつ開いて帳票類を印刷するのですが、どうしても1件につき30秒から1分程度の待ち時間が発生します。その時間を節約するために複数立ち上げて印刷しようとすることで、さらにパソコンの処理速度が遅くなり、処理中のマークが延々表示されて作業が進まないという悪循環が起こっていました。
RPAはこうした問題の解決にピッタリでした。今は自動で印刷が実行されて、朝出社したら順番通り印刷されている、印刷リストも出ているという状況で、非常に楽になったと思います。

制作

ロボットによる自動化で残業時間が大きく削減

すべての印刷業務にRPAを導入しているのでしょうか。

松本様
現在は2つの業務で導入しています。まず2022年9月に、業務の中でも占める割合の高い建築確認検査に導入し、その後2023年3月から住宅性能評価で導入しています。
建築確認検査では業務の最後に印刷を行い、印刷した確認・検査済証はお客様に渡すものですが、住宅性能評価では業務の途中で、社内で使う書類を印刷しています。当初は建築確認検査と同じ使い方を想定していたのですが、担当者によると業務途中の印刷の負担が大きいということだったので、試しに導入してみました。今は状況を見ているところです。

タクトシステムのサービスとして、無料でサンプルロボットを提供していますが。

松本様
はい、弊社も最初にサンプルロボットを作っていただきました。弊社の業務は一からロボットを作らなくても、基本ロボットの応用で別のロボットが作れるような業務が多くあります。使っている社員からいくつか要望も出たので、タクトシステムさんに相談しながら何パターンか作成しました。こうした対応で、Webセンターでの印刷業務にはあらかた対応できている状況です。

七澤様
システムの場合、一度導入した後に直すとなれば、システム会社さんにお願いしなければいけません。でもRPAなら、社内のシステム担当でもある程度対応できるので、その点は非常に助かっています。

今は最初のサンプルロボットとそのバリエーションで十分対応できているのですね。具体的な成果についてはいかがですか。

松本様
導入した部署では、社員のストレス軽減はもちろん、一人当たりの平均残業時間が1カ月で5時間は減りました。多い人は10時間近く減っています。ですので費用対効果は十分出ています。

七澤様
私は直接作業をしているところは見ていませんが、数値化されたデータから効果を感じています。以前は、大量の印刷をしている社員が何人かいましたが、RPAに置き換わったことで手が空き、別の作業ができるようになっていると思います。

展望

他部署への展開など、印刷業務での新たな可能性を探る

印刷業務以外での社内への展開の可能性はあるのでしょうか。

松本様
弊社の中では、かなりの割合を占める印刷業務が軽減されただけで大きな効果と言えるので、ほかの業務への展開は今のところは行っていません。多分、RPAにはもっとたくさんの選択肢や可能性があると思うのですが、私自身がRPAを十分理解できていないので、活かせていない状況です。
他社では総務や経理でよくRPAを使っていると聞くので、幅広く意見を聞けば社内でRPAを展開していく方法はあるのだとは思いますが。

七澤様
社内全体で展開するためには、まず先にメイン業務で色々と導入してからという感じかもしれません。
それと皆さんそうなのではと思いますが、やはり新しい仕組みを業務に取り入れるのは、慣れないうちは少し抵抗もあります。社内に展開していく場合は、その点にも配慮してサポートを行う必要があるかもしれませんね。

松本様
ですので今の可能性としては、印刷業務以外に広げていくというよりは、利用する拠点を広げていく感じでしょうか。現状では本店となる柏の中で、最も取り扱い量が多い2部署で使っているだけなので。または、柏に印刷センターのような機能を作り、印刷はすべてそこで行うという方法も考えられます。その場合は業務フローや組織変更も関係してくるので簡単にはできませんが、印刷業務だけでも色々と可能性はあると思っています。

一つのロボットでも、その業務の占める割合が大きければ様々な可能性が見出せるということですね。本日はありがとうございました。